Herinneringen per sms en WhatsApp

Klanten een sms (of WhatsApp) sturen voor hun afspraak, les, evenement of een cadeaubon die bijna vervalt, met tegoed per maand.

Wat doet het?

Daizi stuurt je klanten automatisch een korte herinnering op hun gsm:

voor een afspraak (2 tot 48 uur vooraf, jij kiest);
voor een les waarvoor ze ingeschreven zijn;
op de dag van een evenement waarvoor ze tickets kochten (om 9 uur, of 2 uur vooraf bij een vroege start);
als een cadeaubon die ze voor zichzelf kochten binnenkort vervalt (bovenop de mail die ze al krijgen).

Zo komen minder klanten niet opdagen. De gewone herinneringsmail blijft gewoon vertrekken.

Aanzetten

Neem de extra Sms- en WhatsApp-herinneringen bij Abonnement. Daar zit 100 berichten per maand in. Heb je de formule Business, dan heb je de module al en neem je enkel een sms-bundel.
Ga naar Sms en WhatsApp → Instellingen.
Vink Stuur herinneringen per sms aan.
Kies welke herinneringen je wil, en hoe lang vooraf.
Kijk rechts hoe de sms eruitziet en klik op Opslaan.

Enkel klanten met een gsm-nummer krijgen een sms. Vul het nummer in op de klantenfiche (bv. 0470 12 34 56). Daizi zet het zelf om naar het juiste formaat (+32 470 12 34 56). Vaste nummers, betaalnummers (0900 …) en korte nummers krijgen nooit een sms. Daizi stuurt naar gsm-nummers in België, Nederland, Luxemburg, Frankrijk en Duitsland.

De tekst

De tekst ligt vast, zodat hij kort blijft en een dienstbericht blijft (geen reclame). Je kiest wel:

de afzender: wat je klant als afzender ziet, 3 tot 11 letters of cijfers (bv. KapsalonLien). Laat je het leeg, dan maakt Daizi er een van de naam van je zaak. Namen van banken, de overheid, koeriers en andere bekende bedrijven (zoals KBC, bpost of itsme) kan je niet kiezen: een klant moet aan de afzender kunnen zien dat het bericht van jouw zaak komt.
of de naam van de dienst, les of het evenement in de sms staat. Werk je in de zorg of zegt de naam iets over het privéleven van je klant? Zet het dan uit: een sms kan op een verkeerd nummer terechtkomen.
een extra zin van hoogstens 60 tekens, bv. "Parking achteraan." Links (ook zonder https://, zoals mijnzaak.be), e-mailadressen en telefoonnummers mogen er niet in. Een webadres in de naam van je zaak of van een dienst laat Daizi in de sms weg.

Een voorbeeld: Kapsalon Lien: herinnering aan je afspraak morgen om 14:00 (Knippen). Geen sms meer: https://daizi.be/stop/…

Letters met tekens die een sms niet kent (zoals ë of een emoji) zet Daizi om of laat het weg. Zo blijft één bericht 160 tekens.

's Nachts niets

Tussen 21 en 8 uur vertrekken er geen berichten. Valt een herinnering in die uren, dan gaat ze om 8 uur. Is je afspraak zo vroeg dat 8 uur te laat is (bv. om 8.30 uur), dan gaat de herinnering de avond voordien om 20 uur.

Tegoed en kosten

Elke sms kost tegoed: één bericht = één sms van 160 tekens of één WhatsApp-bericht. Een langere sms telt voor 2 of 3 berichten (de teller rechts op de instellingenpagina toont het).

De module geeft 100 berichten per maand. Meer nodig? Neem een Sms-bundel 250 of Sms-bundel 1000 bij Abonnement. Bundels tellen op.
Je tegoed geldt per kalendermaand. Wat je niet gebruikt, schuift niet door.
Je tegoed is een harde grens: is het op, dan vertrekken er geen sms'en meer tot de volgende maand. Je betaalt dus nooit meer dan je bundel.
Bij 80% en als het op is, krijg je een mail.
Is je tegoed op en staat Per mail als een sms niet kan aan, dan krijgt je klant de herinnering per mail, tenzij die op dat moment al een herinneringsmail krijgt (bv. de gewone mail de dag voor de afspraak).

Op Sms en WhatsApp zie je het tegoed van deze maand, hoeveel berichten verstuurd en aangekomen zijn, en de laatste berichten met hun status. Vertrok een herinnering niet, dan staat de reden erbij (geen gsm-nummer, klant afgemeld, tegoed op …).

Afmelden

Een herinnering over de eigen afspraak, les, ticket of bon van je klant is een dienstbericht: daarvoor is geen toestemming voor reclame nodig. Toch kan je klant altijd stoppen:

onderaan elke sms staat een link: daar kiest de klant Geen berichten meer voor jouw zaak;
antwoordt de klant STOP op een bericht van Daizi, dan krijgt die van geen enkele zaak nog berichten via Daizi. Met START zet de klant het zelf weer aan;
jij kan op de klantenfiche kiezen voor Geen berichten meer sturen (en later, op vraag van de klant, weer aanzetten). Meldde de klant zich zelf af via de link, dan staat dat op de klantenfiche. Zet berichten dan enkel weer aan als de klant het je zelf vraagt: Daizi bewaart wie dat deed in het logboek.

Reclame of acties per sms stuurt Daizi niet.

WhatsApp kan enkel voor klanten die er zelf om vroegen (dat eist WhatsApp). Zo werkt het:

Vink in de instellingen WhatsApp voor klanten die dat vragen aan.
Vraagt een klant om WhatsApp, duid dan op zijn klantenfiche aan: Klant vraagt WhatsApp.

Die klant krijgt de herinnering dan via WhatsApp, de anderen per sms. Verander je het gsm-nummer van de klant, dan vervalt de keuze voor WhatsApp: vraag het opnieuw en duid het opnieuw aan. Een WhatsApp-bericht kost ook één bericht tegoed. Staat er bij de instelling dat WhatsApp nog niet beschikbaar is, dan gaat alles per sms.

Veelgestelde vragen

Mijn klant kreeg geen sms. Waarom? Kijk bij Sms en WhatsApp: bij elk bericht staat de status en de reden. Vaak is het een vast nummer, een tikfout in het nummer, of een klant die zich afmeldde.

Krijgt een klant die op het laatste moment boekt ook een sms? Nee. Boekt iemand na het moment van de herinnering (bv. 2 uur vooraf bij een herinnering van 24 uur), dan kreeg die net de bevestiging en is een herinnering niet nodig.

Wordt de afspraak verplaatst of geannuleerd? Dan vertrekt de oude herinnering niet. Bij een verplaatste afspraak komt er een nieuwe op het nieuwe moment.

Hoeveel sms'en kan één klant krijgen? Hoogstens 3 per dag van jouw zaak, zodat een tikfout in een nummer niemand overspoelt.